Apostilamento de Documentos: o que você precisa saber.

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O apostilamento de documentos é um serviço que surgiu para facilitar e desburocratizar o processo de legalização de documentos. Assim, um documento emitido em um país passa a ter validade em outro país desde que tenha o certificado de autenticidade.

A Convenção de Haia e a apostila

A apostila surgiu com a Convenção de Haia em 1961, também conhecida como a Convenção da Apostila. É um tratado internacional utilizado por mais de 110 países e que tem como objetivo facilitar o processo de autenticação de documentos no exterior. O Brasil também aderiu ao tratado e faz parte como um dos países signatários, porém, o acordo só entrou em vigor em agosto de 2016, através do Decreto nº 8.660/2016.

Este apostilamento de documentos surgiu para substituir a legalização por Embaixadas e Consulados com o objetivo de dinamizar e facilitar o processo. Por exemplo, anteriormente, no Brasil, o apostilamento era realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, o que resultava em um processo moroso, complicado e burocrático.

Mas, o que é a apostila?

A apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção de Haia. Este certificado é colocado em um documento público para atestar a origem e autenticidade da assinatura da pessoa ou autoridade que veio a assinar ou carimbar o documento.

Assim, este documento passa a ter validade para outros países, os quais – muito importante – também devem ser signatários da Convenção de Haia. Este processo só é válido entre os países que fazem parte do acordo.

Deste modo, o documento recebe um QR code e o país que está recebendo este documento pode averiguar a veracidade da apostila através de um banco de dados unificado. Este processo é realizado de forma online e permite verificar a existência da apostila, bem como a conexão de todos os documentos apostilados.

Que documentos podem ser apostilados?

Há diversos tipos de documentos que podem ser legalizados para o uso no exterior, principalmente, aqueles ligados à solicitação de dupla cidadania. Alguns exemplos mais comuns de documentos que podem ser apostilados são aqueles públicos de origem estrangeira emitido por órgão local, como: certidão de ato de registro civil – nascimento, casamento, óbito; procuração pública, testamento, divórcio, entre outros.

E, também, documentos de natureza particular que tenham sido reconhecidos por firma em cartório, por exemplo: procurações e declarações particulares, formulário de autorização de viagem de menor, além de diplomas e documentos emitidos por universidades.

Regras gerais para o apostilamento de documentos

Existem algumas regras que devem ser respeitadas para o apostilamento de documentos, tais como:

  • Documento original – a assinatura do signatário deve ser reconhecida (por semelhança) ou o sinal público do notário caso o reconhecimento de firma já tenha sido realizado em cartório distinto daquele que irá apostilar o documento.
  • Documento em língua estrangeira – todo o documento apostilado em língua estrangeira deve ser traduzido por tradutor juramentado. E a tradução também deve ser objeto de apostilamento único.
  • Cópia autenticada – a autoridade competente que emite o documento também é o responsável pela autenticidade da assinatura.
  • Documento eletrônico – caso o documento não possua assinatura com uso de certificado digital, deverá ser impresso em papel pela autoridade apostilante, com data e hora do apostilamento e com a indicação do site.

Onde é feito? Quanto custa o apostilamento de documentos?

No Brasil, os apostilamentos são realizados nos cartórios ou tabelionatos de qualquer capital brasileira. Normalmente o serviço não é realizado no mesmo dia, podendo apresentar um prazo de até 5 dias úteis, dependendo de cada localidade.

Além disso, o serviço possui um custo de emissão e que também varia de região para região. Por exemplo, no Estado de São Paulo, o apostilamento de um documento é R$ 113,00. Já em Porto Alegre o valor é R$ 38,00 mais impostos e Selo Digital de Fiscalização do Tribunal de Justiça – RS.

Dúvidas?

Qualquer dúvida sobre o processo de apostilamento para documentos pode ser esclarecida por um de nossos consultores. Entre em contato caso seja necessário auxilio no processo ou questionamentos diversos sobre como proceder.

Graduada em Relações Internacionais (ESPM) com MBA em Marketing Estratégico (Unisinos). Possui larga experiência em gerenciamento de contratos internacionais com governo brasileiro e empresas privadas.