Proteção de dados previdenciários no Reino Unido

O Departamento de Trabalho e Pensões ( DWP ) processa muitos dados pessoais, muitos deles confidenciais. Levamos a proteção de dados muito a sério e entendemos o quanto é importante que você possa confiar em nós com suas informações.

Esta carta explica de quem são as informações pessoais que processamos, como as usamos, por que e para quê.

Se processarmos suas informações pessoais, iremos:

• certifique-se de saber por que precisamos
• processamos apenas as informações pessoais de que precisamos
• certifique-se de que ninguém tenha acesso a ele que não deve
• mantenha-o seguro
• através desta carta ou de outras formas, se a compartilharmos com outras organizações
• peça que você concorde em compartilhar suas informações onde você tem uma escolha
• mantenha-o apenas enquanto precisarmos
• não disponibilizá-lo para uso comercial (como marketing) sem sua permissão

Se solicitarmos informações pessoais, você deverá:

• nos forneça informações precisas
• informe-nos o mais breve possível se houver alguma alteração, como um novo endereço, quando você começar a trabalhar ou ganhar mais

Isso nos ajuda a:

• mantenha suas informações precisas e atualizadas
• pagar a quantia certa de benefício
• fornecer o melhor serviço possível

Se você não nos informar sobre alterações que afetam qualquer benefício que a DWP esteja lhe pagando, você poderá ser processado ou aplicar outras sanções.

Princípios de proteção de dados

Sempre cumpriremos a lei de proteção de dados. Isso diz que as informações pessoais que mantemos sobre você devem ser:

1. usado de forma legal, justa e transparente
2. coletados apenas para fins válidos que explicamos claramente a você e não utilizados de maneira incompatível com esses fins
3. relevante para os propósitos que lhe falamos e limitado apenas a esses propósitos
4. preciso e atualizado
5. mantido apenas pelo tempo necessário para os fins que lhe dissemos sobre
6. mantido em segurança

Para que o DWP usa informações pessoais?

O DWP coleta informações para lidar com:

• previdência social (inclui benefícios, subsídios, empréstimos, pensões e subsídio de moradia)
• manutenção Infantil
• a investigação ou repressão de infrações relacionadas a créditos e benefícios fiscais
• prevenção e detecção de fraudes e proteção de fundos públicos
• emprego e treinamento
• promover planejamento financeiro para a aposentadoria
• política relativa aos regimes de pensões profissionais e pessoais
• pesquisa e análise dos assuntos listados acima

As informações que coletamos sobre você dependem do motivo de seus negócios conosco, mas podemos usá-las para qualquer uma dessas finalidades.

Em circunstâncias excepcionais, a DWP pode processar suas informações para proteger você, sua comunidade ou o público em geral.

O DWP usa seu número de Seguro Nacional para ajudar a identificá-lo quando você usa os serviços DWP . Seu número de Seguro Nacional é usado pela DWP e HM Revenue & Customs ( HMRC ), e pelo Departamento das Comunidades, se você mora na Irlanda do Norte, e pelo Governo Escocês, se mora na Escócia.

O DWP fornece alguns outros serviços para o governo. Isso inclui serviços como o serviço Tell Us Once. A DWP também gerencia o Esquema de Pagamento de Danos à Vacina em conjunto com o Departamento de Saúde e Assistência Social e também fornece alguns outros serviços ao Departamento de Saúde e Assistência Social. As informações obtidas para cada um desses serviços são mantidas separadas de outros dados do DWP e não são usadas para mais nada pelo DWP . Leia mais sobre como cada um desses serviços usa informações:

• Diga-nos uma vez serviço
• Esquema de pagamento de danos por vacina

A maioria dos escritórios da DWP usa televisão em circuito fechado ( CCTV ) para ajudar a gerenciar a segurança e manter as pessoas seguras. O DWP é um inquilino dos edifícios que usamos, e os serviços de CFTV são geralmente fornecidos pela empresa em que alugamos o escritório ou pela empresa que fornece serviços de segurança para o escritório. As placas em nossos escritórios dizem quem gerencia o CFTV e quem você deve entrar em contato com qualquer dúvida sobre isso.

Chamadas telefônicas para escritórios DWP e sobre serviços DWP são gravadas.

O DWP não usará seus dados para tentar vender coisas para você ou vender seus dados para ninguém.

Os tipos de dados que o DWP usa

Os tipos de dados que o DWP processa sobre as pessoas dependerão do contato que o DWP tem com elas. Uma maneira fácil de ver que tipo de informação o DWP processa para um benefício específico é examinar o formulário de solicitação desse benefício. Muitos deles estão disponíveis no GOV. UK .

Os tipos de dados que o DWP processa incluem:

• detalhes pessoais
• família, estilo de vida e circunstâncias sociais
• detalhes financeiros
• detalhes de emprego e educação
• bens ou serviços fornecidos
• detalhes de educação e treinamento
• imagens visuais

O DWP também processa informações confidenciais que podem incluir:

• detalhes de saúde física ou mental
• origem racial ou étnica
• crenças políticas, religiosas ou outras de natureza semelhante
• filiação sindical
• vida sexual
• dados genéticos
• dados biométricos
• infracções, incluindo alegadas infracções
• processos criminais, resultados e sentenças

Quem DWP detém informações sobre

O DWP processa dados sobre:

• membros do público
• clientes e requerentes
• pessoas que moram na casa do cliente ou reclamante
• fornecedores e prestadores de serviços
• consultores, consultores e outros especialistas profissionais
• reclamantes e solicitantes
• parentes, guardiões e associados
• infratores e suspeitos
• empregados

O DWP contém informações básicas (como seu nome, endereço, data de nascimento) sobre todas as pessoas que receberam um número de Seguro Nacional. Esta informação é usada pelo DWP e HMRC , e também pelo Departamento de Comunidades da Irlanda do Norte.

Isso é usado pelo HMRC para manter registros de emprego e contribuições para o Seguro Nacional, e pelo DWP para pagar benefícios, administrar pensões. Manteremos informações mais detalhadas se você tiver reivindicado um benefício ou usado outros serviços DWP .

Às vezes, o DWP precisa de informações sobre outras pessoas que não a pessoa que solicitou um benefício ou serviço para descobrir a que essa pessoa tem direito. Por exemplo, quando uma pessoa solicita o Crédito Universal, precisamos de informações sobre outras pessoas que moram na mesma casa para determinar quanto a pessoa será paga.

Como o DWP compartilha informações sobre você

O DWP pode compartilhar informações e obtê-las de outras organizações, como:

• outros departamentos governamentais
• autoridades locais
• organizações de segurança social em outros países
• empregadores e potenciais empregadores
• proprietários sociais
• organismos do setor privado, como bancos e outras organizações que podem emprestar dinheiro a você, e agências de referência de crédito
• organizações de caridade e assistência social
• os serviços de emergência

Fazemos isso por vários motivos, incluindo:

• verifique a precisão das informações
• ajudar pessoas com dificuldades específicas, como famílias problemáticas
• ajudar as pessoas a ficar ou a trabalhar
• manutenção Infantil
• ajude as pessoas a obter educação e treinamento para melhorar suas chances de conseguir trabalho
• apoiar pessoas com vida independente, incluindo ajuda domiciliar e cuidados
• prevenir ou detectar crimes
• verificar pagamentos por serviços
• proteger fundos públicos
• use para fins estatísticos ou de pesquisa
• para proteger você ou outras pessoas em caso de emergência

Alguns serviços de segurança social também são fornecidos sob acordos de desconcentração, por exemplo, pelo Departamento de Comunidades da Irlanda do Norte, pelo Governo Escocês e por algumas autoridades locais. A DWP compartilha informações quando necessário para esses serviços, conforme permitido por lei.

Somente forneceremos informações sobre você a alguém fora da DWP se a lei permitir.

Prestadores de serviços DWP

Muitos serviços DWP são fornecidos com a ajuda de outras organizações, como prestadores de serviços, autoridades locais, instituições de caridade e outros. Às vezes, precisamos compartilhar dados com essas organizações para que elas possam fornecer serviços DWP corretamente.

Na maioria dos casos, nossos prestadores de serviços contratados – por exemplo, empresas que entregam o Programa de Trabalho – estão atuando como processadores de dados da DWP . Isso significa que o DWP é responsável por garantir que eles manipulem seus dados corretamente.

Se você tiver algum problema ou tiver dúvidas sobre como um provedor de serviços DWP está lidando com seus dados pessoais, informe-nos e tentaremos resolver isso para você.

Leia mais sobre o DWP Data Protection Officer nesta página .

Por quanto tempo o DWP mantém seus dados

Mantemos algumas informações básicas enquanto seu número de Seguro Nacional existir, como seu nome, data de nascimento e endereço.

A maioria dos registros de benefícios (as informações detalhadas que você nos fornece quando reclama um benefício) e as informações fornecidas para outros serviços DWP são mantidas após o término da reclamação pelo período necessário para que quaisquer apelações, revisões e outras atividades sejam concluídas. Os registros de pagamento podem ser mantidos por mais tempo, geralmente 6 anos, se forem relevantes para o imposto que você paga.

O DWP mantém muitos tipos diferentes de informações por vários motivos diferentes, mas estamos comprometidos em manter apenas o que precisamos por mais tempo do que o necessário.

Leia mais nesta página sobre quando e por quanto tempo o DWP mantém os dados .

A base legal para o processamento de seus dados

A DWP processa dados pessoais porque somos obrigados por lei, porque é função da DWP fazê-lo ou porque é do interesse público. Onde for esse o caso, não precisamos do seu consentimento.

Às vezes, podemos pedir sua permissão ou consentimento para fazer alguma coisa, mas somente quando você tem uma escolha genuína. Na maioria das vezes – por exemplo, quando você reivindica um benefício – você precisa nos fornecer as informações que precisamos para verificar se você tem direito a ele, e é necessário que o DWP use esses dados.

Leia mais sobre a base legal para o processamento do DWP nesta página .

Processando dados no exterior

Os dados da maioria dos sistemas próprios da DWP são processados ​​no Reino Unido . Sempre que quaisquer dados DWP são processados ​​fora do Reino Unido , sempre garantimos que os dados sejam tão seguros quanto seriam se o processamento fosse no Reino Unido .

Mantendo suas informações seguras

O DWP trata a segurança de suas informações muito a sério. Temos rígidos padrões de segurança e todos os nossos funcionários recebem treinamento regular sobre como manter as informações em segurança. Leia nossas principais políticas de segurança .

Tomada de decisão automatizada

As decisões tomadas pelo DWP que têm um efeito substancial sobre você – por exemplo, se você tem ou não um benefício – são tomadas com contribuições significativas da equipe. As opções de revisão ou recurso são incorporadas a todos os processos de benefícios do DWP , mesmo quando isso não é especificamente exigido pelas leis de proteção de dados.

A DWP está desenvolvendo novos serviços digitais o tempo todo. Se algum novo serviço envolver a tomada de decisões automatizada, informaremos sobre isso quando a decisão for tomada.

Usos DWP de criação de perfil

O DWP usa a criação de perfil para ajudar:

• evite solicitar informações ou evidências de que não precisamos e certifique-se de solicitá-las quando necessário
• tratamento de chamadas e prestação de serviços – para garantir que as pessoas falem com a parte certa do DWP e com suporte adicional para acessar os serviços DWP , se necessário
• apoio personalizado para indivíduos – por exemplo, para sugerir habilidades a serem desenvolvidas, oferecer treinamento especializado em trabalho ou outro apoio para ajudar as pessoas a conseguir emprego
• melhorar os serviços DWP
• para detectar e prevenir fraudes e erros

Informações do controlador de dados

O Departamento de Trabalho e Pensões é o controlador de dados.

Onde DWP usa empreiteiros para fornecer serviços que normalmente são atuando como DWP processador de dados ‘s, e DWP e nossos processadores compartilham a responsabilidade por como seus dados são tratados.

O DWP é o departamento pai de vários órgãos – a maioria deles é controladora de dados e é responsável por qualquer dado pessoal que processe.

O DWP também trabalha em estreita colaboração com outros controladores de dados do governo, especialmente onde as funções são vinculadas ou se complementam, como impostos e benefícios, ou emprego e saúde.

Saiba mais sobre como o DWP funciona com outros controladores de dados .

Seus direitos quando o DWP usa suas informações

Você tem vários direitos sobre como o DWP usa seus dados. Por exemplo, você tem o direito de acessar os dados que mantemos sobre você . O DWP não cobra por isso.

Novas leis de proteção de dados também fornecem:

• o direito de ser informado (o que fazemos através destas páginas)
• o direito à retificação
• o direito de apagar
• o direito de restringir o processamento
• o direito à portabilidade de dados
• o direito de objetar
• o direito de não estar sujeito à tomada de decisão automatizada, incluindo criação de perfil

Direito à retificação

Você tem o direito de corrigir dados pessoais imprecisos. Informe-nos se suas circunstâncias mudarem e garantiremos que seus dados sejam atualizados. Podem ser informações como seu endereço, quando você começa a trabalhar ou quando está ganhando mais. Para nos informar sobre uma alteração de informações, entre em contato com o escritório ou serviço DWP que você está usando.

Direito de apagar

Você tem o direito de apagar os dados pessoais quando não forem mais necessários. Isso também é conhecido como o ‘direito de ser esquecido’. Para descobrir quanto tempo o DWP precisa e mantém suas informações, consulte a seção ‘Quanto tempo o DWP mantém seus dados’ nesta página . A DWP deve manter as informações sobre reivindicações e serviços por um período após o término das reivindicações, caso sejam necessárias apelações ou revisões e para garantir que concluímos qualquer ação de acompanhamento.

Direito de restringir o processamento

O Regulamento Geral de Proteção de Dados ( GDPR ) dá o direito de solicitar ao DWP que restrinja o processamento de seus dados pessoais em determinadas circunstâncias. Isso pode ser devido à precisão da retenção de dados pessoais pelo DWP , se os dados tiverem sido processados ​​ilegalmente ou se o DWP não precisar mais dos dados, mas você gostaria que os mantivéssemos para estabelecer, exercer ou defender uma reivindicação legal. Podemos nos recusar a cumprir se sua solicitação for infundada ou excessiva ou repetitiva por natureza, mas justificaremos a decisão e informaremos você sobre qualquer decisão que tenha sido tomada.

Direito à portabilidade de dados

O direito à portabilidade de dados oferece o direito de receber dados pessoais em um formato estruturado, comumente usado e legível por máquina. Este direito se aplica somente quando você consentir no processamento dos dados em questão.

Direito de objetar

O direito de contestar determina que você tenha o direito de contestar o processamento de seus dados pessoais, especificamente se os dados forem:

• para fins de marketing direto
• uma tarefa realizada no interesse público
• o exercício de autoridade oficial ou interesse legítimo

Direitos relacionados à tomada de decisão automatizada, incluindo criação de perfil

A tomada de decisão individual automatizada é uma decisão tomada sem nenhum envolvimento humano. A criação de perfil envolve o uso de dados pessoais para avaliar certos aspectos pessoais, como o desempenho de uma pessoa natural no trabalho, situação econômica, saúde, preferências pessoais, interesses, confiabilidade, comportamento, localização ou movimentos.

O DWP só pode executar a tomada de decisão automatizada se a decisão for:

• necessário para celebrar ou executar um contrato entre você e a DWP
• autorizado por lei
• com base no seu consentimento explícito

Como exercer seus direitos

Você pode solicitar uma cópia das informações que o DWP mantém sobre você .

Para exercer ou perguntar sobre qualquer um dos seus outros direitos, preencha o DWP ( ODT , 31,8 KB ) .

Para quaisquer outras perguntas ou comentários sobre proteção de dados, consulte a seção na equipe do responsável pela proteção de dados nesta página .

Você também tem o direito de reclamar com o Information Commissioner se estiver preocupado com a forma como o DWP está processando seus dados. Se você fizer isso, solicitamos que você dê à DWP a chance de tentar corrigi-la ou resolver suas preocupações primeiro, entrando em contato com nosso Diretor de Proteção de Dados usando os detalhes de contato nesta página.

Leia as orientações do Information Commissioner sobre como reportar preocupações .

Oficial de proteção de dados da DWP

A DWP nomeou um Oficial de Proteção de Dados. O papel do responsável pela proteção de dados é garantir que o DWP esteja em conformidade com as leis de proteção de dados e atuar como um ponto de contato para os titulares dos dados.

O oficial de proteção de dados dos DWPs é Dominic Hartley. Você pode entrar em contato com o Oficial de proteção de dados por correio, em:

Ou por e-mail: data.protectionofficer@dwp.gov.uk .

Se você deseja acessar ou obter uma cópia das informações que o DWP mantém sobre você, use as orientações disponíveis on-line, em vez de escrever para o Data Protection Officer.

Entre em contato com o diretor de proteção de dados da DWP antes de entrar em contato com a OIC .

Mais sobre quando e por quanto tempo o DWP mantém informações pessoais

O período de tempo em que o DWP mantém seus dados dependerá do tipo de serviço DWP que você usa, que tipo de informação são e se são informações necessárias como evidência para apoiar uma reivindicação de benefício ou outro serviço DWP .

Leia as principais instruções para a equipe do DWP sobre como gerenciar informações .

Frequentemente, excluiremos ou destruiremos registros em exercícios específicos ao longo do ano para fazer isso de forma mais eficiente e economizar dinheiro. Em vez de destruir todas as informações que devem ser destruídas em um determinado dia ou semana, podemos fazer isso mensalmente ou trimestralmente e destruir todas as informações de um tipo específico que expiraram no período anterior.

Mais sobre a base legal para o processamento do DWP

As leis de proteção de dados não permitem que informações pessoais sejam usadas ou processadas, a menos que algumas condições específicas sejam atendidas.

Para dados pessoais, a condição que se aplica à maior parte do processamento feito pelo DWP é que é necessário para “uma função de um departamento governamental”, permitido pela seção 8 da nova Lei de Proteção de Dados e pelo Artigo 6 (1) (e ) do RGPD .

Para informações pessoais confidenciais, como informações sobre saúde, a maior parte do processamento pelo DWP atende à condição de que é “necessário para os fins de … emprego, previdência e proteção social”. Isso é permitido pela seção 10 da nova Lei de Proteção de Dados e pelo Artigo 9 (2) (b) do GDPR .

Pode haver algumas circunstâncias em que o DWP depende de outras condições para processar informações pessoais ou informações pessoais sensíveis, mas informaremos separadamente se isso acontecer.

Como o DWP funciona com outros controladores de dados

O DWP trabalha em estreita colaboração com outras partes do governo para ajudar a fornecer segurança social e outros serviços. Para a maioria dos negócios diários de DWP , o DWP é o controlador de dados e é responsável por todos os aspectos de como as informações são usadas. Mas para algumas das áreas em que o DWP trabalha em conjunto com outras organizações, compartilhamos a responsabilidade pela forma como seus dados pessoais são usados. Esta seção explica como isso funciona.

HMRC

O DWP e o HMRC trabalham muito próximos e compartilham informações com frequência. Isso ocorre porque os benefícios e pensões são afetados por quanto você ganha e pelas contribuições para o Seguro Nacional que você pagou. Os benefícios, pensões e outros pagamentos que você recebe da DWP afetam a quantidade de impostos que você deve pagar ou os créditos tributários que o HMRC lhe paga.

O DWP e o HMRC podem usar o mesmo número de referência para identificar pessoas – o seu número do Seguro Nacional. A DWP e a HMRC são conjuntamente responsáveis ​​por decidir como os números do Seguro Nacional podem ser usados, quem pode usá-los e as outras informações pessoais associadas a eles.

O DWP e o HMRC usam o mesmo sistema de computador (o Sistema de Informações do Cliente) para manter um registro de qual número de Seguro Nacional se refere a qual pessoa e para registrar informações básicas sobre todos os que têm um número de Seguro Nacional.

Saiba mais sobre os números de Seguro Nacional e para que são usados .

Departamento de Saúde e Assistência Social

O DWP fornece alguns serviços ao Departamento de Saúde e Assistência Social e atua como seu processador de dados quando fazemos isso. Esses serviços incluem:

• Unidade de Pagamento de Danos à Vacina
• Cartões de Seguro de Saúde Europeu ( EHIC ) e custos de recuperação de cuidados de saúde prestados a nacionais da União Europeia ( UE ) de outros estados membros
• verificação do direito a prescrições gratuitas e outros serviços de saúde, como tarifas para hospitais
• serviços de recuperação de compensação

Ministro da defesa

O DWP faz pagamentos aos veteranos do Ministério da Defesa.

Corpos do comprimento do braço

DWP é o departamento pai de vários corpos de braço. Alguns órgãos são controladores de dados e são responsáveis ​​por todos os aspectos de como eles usam dados pessoais. Os corpos do comprimento destes braços são:

• Executivo de Saúde e Segurança
• Serviço Consultivo para Pensões
• O Regulador de Pensões
• Corporação Nacional de Confiança da Economia do Emprego ( NEST )
• Corporação de Emprego dos Povos com Deficiência
• Provedor de pensões
• Ombudsman do Fundo de Proteção para Pensões
• Fundo de Protecção de Pensões
• Escritório de Regulação Nuclear

Veja a lista completa dos corpos dos braços .

Escritório de Estatística Nacional ( ONS )

O ONS coleta, analisa e publica estatísticas sobre a economia, população e sociedade do Reino Unido . A DWP pode fornecer ao ONS informações pessoais que mantemos sobre você para ajudá-lo a desempenhar essa função.

Saiba mais sobre o ONS e como eles gerenciam dados pessoais .

Irlanda do Norte

Para as pessoas que vivem na Irlanda do Norte, o Departamento de Comunidades é responsável por muitos dos mesmos serviços que a DWP fornece na Inglaterra, País de Gales e Escócia. O Departamento de Comunidades paga benefícios semelhantes ao DWP e também usa o número do Seguro Nacional para fins semelhantes, portanto, alguns serviços de TI e outros são compartilhados entre o DWP e o Departamento de Comunidades.

O Department for Communities é o controlador de dados para obter informações sobre os benefícios e serviços que eles fornecem na Irlanda do Norte, mas algumas responsabilidades do controlador de dados são compartilhadas quando usamos os mesmos sistemas de TI.

Os departamentos da Irlanda do Norte também fornecem alguns serviços, como call centers e processamento de benefícios à DWP . Onde eles fazem isso, eles estão agindo como DWP processador de dados ‘s, e DWP continua a ser o controlador de dados.

Escócia

A responsabilidade por alguns aspectos da seguridade social para as pessoas na Escócia foi transferida para o governo escocês e outras serão transferidas no futuro. A legislação atual permite que o DWP compartilhe informações com os ministros escoceses para as funções que foram devolvidas.

À medida que a devolução continuar, os ministros escoceses serão responsáveis ​​por mais questões de segurança social, incluindo alguns benefícios. A DWP compartilha informações com os ministros escoceses para apoiar os serviços pelos quais são responsáveis. Às vezes, o DWP também pode atuar como um processador de dados para os ministros escoceses ajudarem a prestar seus serviços. As cartas e notificações dos serviços informarão quando o DWP estiver atuando como um processador de dados para ministros escoceses.

Alterações nesta política

Esta carta foi atualizada pela última vez em 2 de abril de 2020.

Quando nosso regulamento ou política mudar, atualizaremos esta página. Verifique esta página para garantir que você esteja ciente das informações que coletamos, como as usamos e as circunstâncias em que podemos compartilhá-las com outras organizações.