Encaminhamento ao INSS pela empresa: como fazer, documentos e regras

Última atualização em 26/10/26

O encaminhamento ao INSS pela empresa ocorre quando um funcionário precisa se afastar do trabalho por motivo de doença ou acidente e pode precisar de um benefício previdenciário. Nos casos de incapacidade temporária que ultrapassa 15 dias consecutivos, o empregador deve cumprir suas obrigações trabalhistas, enquanto o empregado precisa solicitar o benefício ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Mas quem deve dar entrada no pedido? A empresa precisa agendar a perícia médica? Quais documentos são necessários? E o que acontece se o INSS negar o benefício?

Neste artigo, você vai entender como funciona o encaminhamento do funcionário ao INSS, quais são as responsabilidades da empresa e do trabalhador, como emitir a declaração do último dia trabalhado e quais etapas seguir para solicitar o benefício por incapacidade temporária, antigo auxílio-doença.

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Quem dá entrada no INSS: o funcionário ou a empresa?

Quem solicita o benefício por incapacidade temporária ao INSS é o próprio funcionário, e não a empresa. O empregador, por sua vez, deve cumprir suas obrigações trabalhistas e fornecer as informações e os documentos necessários para o requerimento.

Na prática, as responsabilidades são divididas da seguinte forma:

• Funcionário: comunica o afastamento, apresenta os documentos médicos e solicita o benefício previdenciário, quando necessário;
• Empresa: paga o salário referente aos primeiros 15 dias consecutivos de afastamento por incapacidade, fornece os documentos trabalhistas pertinentes e registra corretamente as informações do afastamento;
• INSS: analisa o pedido e verifica se o trabalhador atende aos requisitos para receber o benefício previdenciário.

Quando o afastamento está relacionado a um acidente de trabalho ou a uma doença ocupacional, a empresa também deve emitir a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), observadas as regras aplicáveis.

Portanto, embora seja comum falar em encaminhamento ao INSS pela empresa, o pedido do benefício é feito pelo trabalhador, com o suporte documental do empregador.

Quando a empresa deve encaminhar o funcionário ao INSS?

A empresa deve orientar o funcionário a procurar o INSS quando o afastamento por incapacidade ultrapassar o período pelo qual o empregador é responsável pelo pagamento do salário.

As principais situações são:

1. Afastamento por doença ou acidente comum

Quando um funcionário empregado fica incapacitado para trabalhar por motivo de doença ou acidente sem relação com o trabalho, a empresa deve pagar os primeiros 15 dias consecutivos de afastamento.

Se a incapacidade ultrapassar esse período, o trabalhador poderá solicitar o benefício por incapacidade temporária, desde que cumpra os requisitos previdenciários.

Esse benefício, conhecido anteriormente como auxílio-doença, é destinado ao segurado que fica temporariamente incapacitado para exercer sua atividade habitual por mais de 15 dias consecutivos.

2. Afastamento por acidente de trabalho ou doença ocupacional

Quando a incapacidade decorre de acidente de trabalho, doença profissional ou doença relacionada às condições de trabalho, existem obrigações adicionais.

A empresa deve emitir a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), mesmo que o acidente não resulte em afastamento. Em regra, a comunicação deve ser feita até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, imediatamente.

Se a incapacidade ultrapassar os primeiros 15 dias de afastamento, o trabalhador poderá solicitar o benefício por incapacidade temporária de natureza acidentária.

O reconhecimento da natureza acidentária pode repercutir em direitos como a manutenção dos depósitos do FGTS durante o afastamento e, quando preenchidos os requisitos legais, a estabilidade provisória após o retorno ao trabalho.

Importante: a emissão da CAT não garante automaticamente a concessão do benefício. O INSS ainda precisa analisar a incapacidade e os demais requisitos aplicáveis.

A empresa tem obrigação de agendar a perícia no INSS?

Não. A empresa não tem obrigação geral de agendar a perícia médica do INSS para o funcionário. A solicitação do benefício é responsabilidade do trabalhador, que pode utilizar os canais oficiais do Instituto.

O empregador deve, entretanto, fornecer a documentação necessária para comprovar o afastamento e as informações trabalhistas pertinentes.

O pedido pode ser iniciado pelo site ou aplicativo Meu INSS ou pela Central Telefônica 135. Conforme as regras e os procedimentos disponíveis, a análise poderá ocorrer por documentação médica ou exigir perícia presencial.

Por isso, não é correto afirmar que todo pedido exige, obrigatoriamente, um agendamento presencial de perícia médica.

Como funciona o encaminhamento ao INSS pela empresa? Veja o passo a passo

O encaminhamento ao INSS envolve etapas que devem ser observadas tanto pelo empregador quanto pelo funcionário.

1. O funcionário apresenta o atestado médico

O primeiro passo é o trabalhador informar à empresa que precisa se afastar e apresentar o atestado médico correspondente.

O documento deve conter informações suficientes para identificar o profissional responsável, a data de emissão e o período recomendado de afastamento, observadas as exigências aplicáveis.

A empresa deve registrar o afastamento e orientar o funcionário sobre os procedimentos internos.

2. A empresa paga os primeiros 15 dias de afastamento

Para o empregado segurado nessa condição, a empresa é responsável pelo pagamento do salário durante os primeiros 15 dias consecutivos de afastamento por incapacidade.

Se o afastamento ultrapassar esse período, o trabalhador poderá requerer o benefício ao INSS.

Existem regras específicas para situações de novos afastamentos pela mesma doença e para outros casos particulares. Por isso, é importante verificar as circunstâncias concretas antes de calcular o período de responsabilidade do empregador.

3. A empresa fornece a declaração do último dia trabalhado

A empresa deve fornecer as informações trabalhistas necessárias à análise previdenciária, incluindo a data do último dia efetivamente trabalhado, quando exigida.

Essa informação é importante para a análise do início da incapacidade e para a definição das responsabilidades pelo pagamento.

Em situações de acidente de trabalho ou doença ocupacional, a empresa também deve providenciar a CAT.

4. O funcionário solicita o benefício no Meu INSS

Com os documentos necessários, o trabalhador pode acessar o Meu INSS e procurar a opção referente ao benefício por incapacidade temporária.

O procedimento geral é:

• Acessar o Meu INSS com a conta gov.br;
• Localizar o serviço de benefício por incapacidade temporária no buscador, ao lado da lupa, é só escrever “benefício por incapacidade”;
• Preencher as informações solicitadas;
• Anexar os documentos médicos e trabalhistas exigidos;
• Acompanhar o andamento do requerimento e cumprir eventuais exigências.

Também é possível buscar orientação pela Central Telefônica 135.

5. O INSS analisa o pedido

O INSS verifica a documentação apresentada e os requisitos para a concessão do benefício, incluindo a incapacidade para o trabalho, a qualidade de segurado e o cumprimento da carência.

Dependendo do procedimento disponível e do caso, a análise poderá ser documental ou envolver perícia médica presencial.

A apresentação de um atestado, por si só, não garante a concessão do benefício.

Lembrando que a qualidade de segurado é sempre exigida. Só a carência, que há casos que são isentos.

Incluindo a incapacidade para o trabalho, a qualidade de segurado e, quando exigida, o cumprimento da carência.

6. O INSS concede ou nega o benefício

Se o pedido for concedido, o trabalhador receberá o benefício conforme as condições e o período definidos pelo INSS.

Se o pedido for negado, é importante verificar o motivo da decisão. Dependendo do caso, pode ser possível apresentar recurso administrativo ou ingressar com uma ação judicial para discutir o direito ao benefício.

7. O trabalhador retorna ao trabalho ou busca a continuidade do benefício

Quando o período de afastamento termina, o trabalhador deve observar a data de cessação indicada pelo INSS e os procedimentos necessários para o retorno.

Se continuar incapacitado, poderá solicitar a prorrogação do benefício, quando cabível, observando o prazo e as regras vigentes.

Se houver divergência entre a decisão previdenciária e a condição de saúde do funcionário, a situação deve ser analisada com cuidado, considerando os aspectos médicos, trabalhistas e previdenciários.

Em casos de incapacidade permanente e preenchimento dos requisitos legais, poderá ser avaliada a possibilidade de aposentadoria por incapacidade permanente, antiga aposentadoria por invalidez. Essa concessão não é automática.

Quais documentos o funcionário deve apresentar ao INSS?

A documentação necessária varia conforme o tipo de afastamento e o procedimento utilizado para analisar o pedido.

De modo geral, é importante reunir os seguintes documentos:

Documentos pessoais e previdenciários

• Documento de identificação com foto, como RG ou CNH;
• CPF, caso não conste no documento de identificação;
• Informações sobre o vínculo empregatício e os registros previdenciários, quando necessários;
• Outros documentos solicitados pelo INSS durante a análise.

Documentos médicos

• Atestado médico com a data de emissão e o período recomendado de afastamento;
• Relatório médico que descreva a condição de saúde e suas repercussões na capacidade de trabalho;
• Laudos e exames relacionados à incapacidade;
• Receitas e outros documentos médicos complementares, quando pertinentes.

Os documentos médicos devem estar legíveis e conter as informações exigidas pelo procedimento de análise. Também é importante verificar as regras específicas para a apresentação de diagnóstico ou CID.

Documentos fornecidos pela empresa

• Declaração do último dia trabalhado;
• Informações sobre as datas de afastamento;
• CAT, quando houver acidente de trabalho ou doença ocupacional;
• Outros registros trabalhistas ou informações solicitados pelo INSS.

Dica: confira se as datas dos atestados, a declaração do último dia trabalhado e os demais registros estão consistentes. Divergências podem gerar exigências e atrasar a análise do pedido.

Modelo de encaminhamento ao INSS pela empresa

Não existe um único modelo universal de encaminhamento ao INSS que todas as empresas precisem utilizar. O empregador pode preparar uma declaração adequada à situação, respeitando as exigências legais e administrativas aplicáveis.

O documento deve conter as informações necessárias à identificação do empregado e à comprovação do vínculo e do afastamento, sem incluir dados pessoais ou médicos desnecessários.

Veja um exemplo que pode ser adaptado pela empresa:

DECLARAÇÃO DE AFASTAMENTO E ÚLTIMO DIA TRABALHADO

Empresa: [Razão social]

CNPJ: [Número do CNPJ]

Endereço: [Endereço da empresa]

Funcionário: [Nome completo]

CPF: [Número do CPF]

Cargo: [Cargo ocupado]

Declaramos, para os fins necessários, que o(a) funcionário(a) identificado(a) acima mantém vínculo empregatício com esta empresa e apresentou afastamento de suas atividades a partir de [data], conforme os registros disponíveis.

Informamos que o último dia efetivamente trabalhado foi [data], para fins de comprovação das informações trabalhistas relacionadas ao requerimento previdenciário.

Esta declaração é emitida a pedido do(a) interessado(a), para apresentação perante o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), quando necessária.

[Município], [data].

[Nome do responsável]

[Cargo do responsável]

[Assinatura, quando aplicável]

Atenção: esse é um modelo ilustrativo, não um formulário oficial do INSS. A empresa deve adaptar o conteúdo à situação concreta e às exigências do procedimento utilizado. A declaração não substitui a CAT, quando obrigatória, nem os documentos médicos necessários à análise do benefício.

O que é a Declaração do Último Dia Trabalhado (DUT)?

A Declaração do Último Dia Trabalhado (DUT) é um documento utilizado para informar ao INSS a data em que o empregado efetivamente trabalhou pela última vez antes do afastamento.

Essa informação auxilia a análise do requerimento previdenciário, especialmente na verificação do período de responsabilidade da empresa pelo pagamento e da data de início do benefício.

Em geral, a declaração é emitida pelo empregador com base nos registros de frequência, folha de pagamento e demais informações trabalhistas.

Quem deve emitir a DUT?

Quando necessária para o requerimento, a declaração deve ser fornecida pela empresa responsável pelo vínculo empregatício.

O trabalhador pode solicitá-la ao setor de Recursos Humanos, ao departamento pessoal ou ao responsável pela folha de pagamento.

É importante que a data informada corresponda aos registros efetivos, considerando as particularidades do afastamento. Informações incorretas podem gerar inconsistências na análise do INSS.

A DUT é obrigatória para pedir auxílio-doença?

A declaração do último dia trabalhado pode ser necessária para a análise do benefício por incapacidade temporária de um empregado, conforme o procedimento e as exigências do INSS.

Entretanto, a documentação exigida pode variar conforme a categoria do segurado e as circunstâncias do pedido.

Por isso, o trabalhador deve conferir as orientações do serviço oficial utilizado e apresentar as informações solicitadas.

O que a empresa deve fazer se o INSS negar o benefício do funcionário?

Quando o INSS nega o benefício por incapacidade temporária, o primeiro passo é identificar o motivo do indeferimento.

A decisão pode estar relacionada à ausência de comprovação da incapacidade, ao não cumprimento de algum requisito previdenciário, a problemas documentais ou a outras razões específicas.

Após verificar o motivo, o trabalhador poderá avaliar as medidas cabíveis, como:

• Apresentar recurso administrativo: quando houver fundamento para contestar a decisão, observando o prazo informado;
• Reunir novos documentos médicos: quando forem relevantes para esclarecer a incapacidade e as limitações para o trabalho;
• Buscar orientação jurídica previdenciária: para avaliar a possibilidade de discutir a decisão judicialmente.

A empresa, por sua vez, deve manter os registros do afastamento e observar suas obrigações trabalhistas.

Atenção: a negativa do INSS não significa, por si só, que o funcionário esteja apto a trabalhar. Da mesma forma, a apresentação de um novo atestado não resolve automaticamente todas as questões relacionadas ao vínculo empregatício e ao pagamento de salários.

Se houver divergência entre a avaliação do INSS e a condição de saúde do trabalhador, é importante analisar a situação individualmente para evitar que ele fique sem benefício e sem remuneração.

Conclusão

O encaminhamento ao INSS pela empresa é um procedimento importante para os trabalhadores que precisam se afastar por doença ou acidente e podem ter direito a um benefício previdenciário.

Embora o pedido do benefício seja responsabilidade do próprio funcionário, a empresa deve cumprir suas obrigações, incluindo o pagamento dos primeiros 15 dias de afastamento nos casos aplicáveis, o fornecimento da declaração do último dia trabalhado e a emissão da CAT quando necessária.

Para evitar atrasos e problemas na análise, é fundamental conferir os documentos, registrar corretamente as datas e acompanhar o requerimento pelos canais oficiais do INSS.

Se o benefício for negado, o trabalhador deve verificar os motivos da decisão e avaliar as medidas possíveis para defender seus direitos.

Em caso de dúvidas sobre o afastamento, a concessão do benefício ou uma negativa do INSS, a orientação de um profissional especializado em Direito Previdenciário pode ajudar a identificar as medidas adequadas para cada situação.

Perguntas frequentes 

Nesses casos, dúvidas gerais dos segurados do INSS são muito comuns e, infelizmente, muitas vezes, por falta de conhecimento, erros são cometidos e pedidos são negados.

Pensando nisso, separei algumas dicas para que você possa estar preparado para realizar o pedido.

Como funciona o encaminhamento ao INSS pela empresa?

A empresa registra o afastamento, paga os primeiros 15 dias consecutivos nos casos aplicáveis e fornece os documentos trabalhistas necessários. Se a incapacidade ultrapassar esse período, o funcionário poderá solicitar o benefício por incapacidade temporária ao INSS.

Quem deve dar entrada no auxílio-doença: a empresa ou o funcionário?

O próprio funcionário deve solicitar o benefício ao INSS. A empresa é responsável por fornecer as informações e os documentos trabalhistas pertinentes ao requerimento.

A empresa pode agendar a perícia do INSS para o funcionário?

A empresa pode orientar o trabalhador, mas não tem obrigação geral de agendar a perícia em seu lugar. Cabe ao funcionário solicitar o benefício e seguir as instruções do INSS, que poderá realizar análise documental ou exigir perícia presencial.

Quantos dias de afastamento são necessários para encaminhar o funcionário ao INSS?

Para o empregado, quando a incapacidade ultrapassa 15 dias consecutivos, pode ser necessário solicitar o benefício por incapacidade temporária. A empresa responde, em regra, pelo pagamento dos primeiros 15 dias. Situações específicas podem ter regras próprias.

Quais documentos a empresa deve fornecer para o INSS?

Entre os documentos e informações que podem ser necessários estão a declaração do último dia trabalhado, os registros das datas de afastamento e a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), quando aplicável. O funcionário também deve apresentar a documentação médica exigida.

A empresa é obrigada a emitir a CAT?

Sim, a empresa deve comunicar os acidentes de trabalho e as doenças ocupacionais enquadradas nas regras legais, mesmo quando não há afastamento. A CAT deve ser emitida no prazo previsto na legislação.

O que acontece se o INSS negar o benefício?

O trabalhador deve consultar o motivo do indeferimento e verificar se cabe recurso administrativo ou ação judicial. Documentos médicos complementares podem ser importantes, conforme a razão da negativa.

O que fazer se o INSS negar o benefício, mas o funcionário continuar incapacitado?

É necessário avaliar a decisão previdenciária e a condição de saúde do trabalhador. A negativa não comprova automaticamente que ele está apto a exercer suas atividades. 

A situação exige análise dos documentos médicos e das obrigações trabalhistas, para definir as medidas adequadas.

Existe um modelo oficial de encaminhamento ao INSS?

Não existe um único modelo universal de encaminhamento que todas as empresas precisem utilizar. 

A empresa pode elaborar uma declaração com as informações necessárias, respeitando as exigências do INSS. Quando exigida, a declaração do último dia trabalhado deve refletir corretamente os registros do empregador.

Como solicitar o benefício por incapacidade temporária pelo Meu INSS?

O trabalhador deve acessar o Meu INSS, entrar com a conta gov.br, localizar o serviço de benefício por incapacidade temporária e seguir as instruções. É necessário apresentar os documentos solicitados e acompanhar o andamento do requerimento. Também é possível obter orientações pela Central Telefônica 135.

Se acaso você desejar assistência jurídica da nossa equipe, nos envie uma mensagem no WhatsApp.